工程項(xiàng)目資料管理是工程建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過程中的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是工程建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過程中的基礎(chǔ)性工作之一。

如果工程項(xiàng)目的資料管理不到位，可能會造成以下問題：當(dāng)工程竣工后，施工單位無法向建設(shè)單位提交完整的施工資料，這樣一來就無法作為竣工驗(yàn)收的依據(jù)，進(jìn)而無法得到建設(shè)單位的認(rèn)可；如果施工資料不完整，施工單位就無法按規(guī)定對工程進(jìn)行竣工驗(yàn)收；當(dāng)工程發(fā)生法律糾紛時(shí)，無法提供相應(yīng)的資料證明，導(dǎo)致可能會敗訴甚至直接造成經(jīng)濟(jì)損失。

建筑施工單位可以利用工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)來規(guī)范工程項(xiàng)目資料的管理，建立全面的工程項(xiàng)目資料管理體系和相關(guān)制度，從而避免可能帶來的企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。

通過在整個(gè)項(xiàng)目生命周期中引入“工程項(xiàng)目管理軟件”，可以有效提高項(xiàng)目資料管理的效率。

1、項(xiàng)目相關(guān)的各類過程性資料會自動(dòng)歸集到軟件的各個(gè)業(yè)務(wù)模塊中，這些資料包括中標(biāo)通知書、合同、開工報(bào)告、簽證、變更單、結(jié)算單、產(chǎn)值申報(bào)單、采購單、供應(yīng)商結(jié)算單、發(fā)票等與項(xiàng)目過程相關(guān)的文件。之前這些文件分散在各個(gè)部門和崗位，現(xiàn)在通過系統(tǒng)會自動(dòng)匯總到“項(xiàng)目電子文件庫”中進(jìn)行統(tǒng)一管理。項(xiàng)目管理人員可以進(jìn)行批量下載和歸檔操作。

2、可以創(chuàng)建一個(gè)自定義的工程資料庫，用于對各類內(nèi)業(yè)資料進(jìn)行分類上傳，并進(jìn)行統(tǒng)一的管理。同時(shí)，還可以根據(jù)權(quán)限設(shè)置，對資料進(jìn)行查看和下載。

3、資料蓋章申請的流程被系統(tǒng)化管理，同時(shí)也對蓋章件的回收進(jìn)行了跟蹤。申請人通過系統(tǒng)發(fā)出蓋章申請，并列明需要蓋章的資料。印章管理員負(fù)責(zé)處理蓋章的事務(wù)，并及時(shí)跟進(jìn)需要返還的蓋章件，并進(jìn)行返還登記，以確保所有應(yīng)該歸還的蓋章件都能夠及時(shí)返還。

工程項(xiàng)目資料管理水平的高低直接影響著施工管理和竣工驗(yàn)收的科學(xué)有效性。同時(shí)，它也是經(jīng)濟(jì)核算和上報(bào)項(xiàng)目建設(shè)情況的主要依據(jù)。此外，它還直接關(guān)系到施工單位在國家基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目中承包資格的鞏固和擴(kuò)大。建筑企業(yè)可以通過使用工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)等先進(jìn)工具來規(guī)范工程資料管理，從而事半功倍。